Confidentialité.

1. Responsable et contact

Le service mbasepo.com est exploité par Productions Associées, Rue Coenraets 72, Bruxelles, Belgique.

Pour toute question concernant vos données ou pour exercer vos droits : service@mbasepo.com.

2. Les informations utilisées

Votre adresse e-mail permet de vous connecter par code temporaire et de retrouver votre dossier. L’adresse postale que vous confirmez permet d’attribuer un identifiant à votre boîte aux lettres et d’organiser les services associés.

Aucun nom n’est demandé pour obtenir cet identifiant. Vous pouvez renseigner un nom ou un texte pour personnaliser une étiquette.

Votre dossier comprend également les informations nécessaires au traitement de vos demandes : services souhaités, état de suivi, passages planifiés, entretiens réalisés et éventuelles corrections d’adresse.

Le service identifie une boîte aux lettres et son adresse physique, sans demander d’identifier nominativement ses occupants. Certaines informations, notamment une adresse associée à un compte ou à une personne identifiable, peuvent néanmoins constituer des données personnelles.

Les informations techniques nécessaires à la sécurité, comme l’adresse IP lors d’une requête, servent à limiter les abus. Les compteurs anti-abus de l’application utilisent des empreintes protégées et expirent avec leur période de contrôle.

3. Pourquoi ces informations sont utilisées

Les traitements nécessaires à la connexion, à l’attribution d’un identifiant et à la fourniture des services demandés reposent sur l’exécution de la relation de service avec vous.

Les contrôles d’accès, les limitations destinées à prévenir les abus et les journaux des actions de gestion répondent à l’intérêt légitime de protéger les comptes, les dossiers et le fonctionnement du service.

Les demandes de premier contact et les candidatures sont traitées pour répondre à votre demande et, lorsqu’il s’agit de préparer une prestation ou une collaboration, accomplir les démarches précontractuelles correspondantes.

La localisation GPS est facultative. Elle n’est utilisée que si vous la demandez et autorisez votre navigateur à transmettre votre position. Les modalités sont décrites dans la rubrique « Localisation et cartes ».

Votre e-mail est nécessaire à la connexion par code. Votre adresse postale est nécessaire pour attribuer un identifiant et situer les interventions. Sans ces informations, les fonctions correspondantes ne peuvent pas être fournies. Les champs facultatifs restent à votre choix.

4. Fiches publiques et informations privées

La fiche accessible par le lien ou le QR associé à une boîte aux lettres présente son identifiant, son adresse postale complète, sa carte, son pays, son état, son statut de vérification et les comptes rendus publics d’entretien.

Votre e-mail, les prochaines dates de passage, les demandes détaillées, les échanges privés et les notes internes ne figurent pas sur cette fiche.

Les informations publiques sont accessibles à toute personne disposant du lien ou du QR, sans connexion à votre compte. Le lien peut être partagé.

L’attribution d’un identifiant ne constitue ni une preuve de propriété, ni une preuve d’identité, ni une autorisation d’accès à un espace privé. Une adresse indiquée par son titulaire ou proposée par un outil de localisation ne vaut pas vérification sur place.

La carte du monde affichée à l’accueil est une illustration statique. Ses repères ne représentent pas les adresses des utilisateurs et n’utilisent pas votre position.

5. Corrections d’adresse

Vous pouvez proposer une correction de l’adresse de votre boîte aux lettres en précisant le motif de votre demande. L’adresse actuelle reste en place jusqu’à la décision de l’équipe.

La demande, l’adresse précédente, l’adresse proposée, votre motif et la réponse sont réservés à votre compte et aux personnes autorisées à traiter votre dossier.

Après acceptation d’une correction concernant la même boîte aux lettres, l’adresse corrigée et sa carte deviennent publiques. L’identifiant et le QR restent les mêmes. La vérification sur place doit être reconfirmée par l’équipe.

Un déménagement ne déplace pas automatiquement un identifiant ou un QR vers une autre boîte aux lettres.

6. Localisation et cartes

Recherche d’adresse et GPS facultatif

Le GPS ne s’active que sur votre demande et avec votre autorisation. Vos coordonnées sont alors transmises à Geoapify pour proposer une adresse.

Lorsque vous utilisez les suggestions pendant la saisie, le texte recherché est également transmis à Geoapify.

mbasepo.com ne conserve ni les coordonnées GPS ni l’historique de ces recherches dans sa base de données. Seule l’adresse que vous confirmez est enregistrée. La saisie manuelle reste disponible sans utiliser la recherche Geoapify.

Vous pouvez retirer l’autorisation de localisation dans les réglages de votre navigateur. Cela ne supprime pas l’adresse que vous avez déjà confirmée.

Affichage des cartes

Pour afficher la carte d’une boîte aux lettres, mbasepo.com transmet à Geoapify l’adresse postale confirmée, sans votre e-mail ni le complément d’adresse.

Geoapify sert à calculer la position de cette adresse, sans activer le GPS de la personne qui consulte la fiche. Ce repère est conservé dans une mémoire temporaire du serveur pendant vingt-quatre heures au plus, sans ajout dans la base de données.

Le fond de carte standard OpenStreetMap est chargé directement par votre navigateur. Les serveurs OpenStreetMap reçoivent les références des portions de carte affichées, votre adresse IP et les informations techniques habituelles de la requête, mais ni votre e-mail ni les informations privées de votre dossier. Le navigateur peut conserver ces images en cache. Une carte reste un outil de repérage et ne vaut pas vérification sur place.

Les traitements de ces services sont décrits dans la politique de confidentialité de Geoapify et la politique de confidentialité de la Fondation OpenStreetMap.

7. Courrier numérique et documents privés

L’équipe peut vous adresser du courrier numérique et des documents PDF dans votre espace, individuellement, à une sélection de comptes ou selon le pays de votre adresse.

Ces éléments ne sont pas publics et leur réception ne déclenche pas d’e-mail supplémentaire.

L’équipe peut voir si vous avez ouvert un message et, lorsque cette option est proposée, votre réaction « OK » ou « Non ». Vous pouvez modifier ou retirer cette réaction. Elle est distincte de la lecture et ne vaut pas signature.

Votre boîte et celle de l’équipe possèdent des copies séparées. Archiver ou supprimer votre copie ne supprime pas automatiquement celle de l’équipe.

8. Formulaires de premier contact

Particuliers

Lorsque vous demandez une première visite, votre e-mail, votre adresse et votre éventuel message permettent de comprendre votre besoin et de vous recontacter.

Entreprises

Lorsque vous proposez une collaboration, le nom de votre entreprise ou de votre marque, votre e-mail, votre pays et la présentation de vos idées ou objectifs permettent d’étudier votre demande. Le nom du contact et le numéro de téléphone sont facultatifs.

Les informations de ces formulaires sont transmises à service@mbasepo.com par la messagerie Hostinger. Elles ne sont pas publiées et ne sont pas enregistrées dans la base des dossiers clients par ces formulaires.

L’envoi d’une demande de contact ne crée pas de compte et n’entraîne pas d’inscription à une liste publicitaire.

9. Candidatures

Lorsque vous envoyez une candidature, votre nom et prénom, votre e-mail, votre pays, la fonction souhaitée, votre motivation et votre CV sont utilisés uniquement pour examiner votre candidature aux postes proposés et échanger avec vous à ce sujet.

Ces informations sont transmises à service@mbasepo.com via la messagerie Hostinger. Elles sont réservées aux personnes autorisées à traiter les candidatures et ne sont pas publiques.

L’envoi du formulaire ne crée pas de compte client. Les informations de candidature ne servent ni à la publicité ni à la vente de données.

10. Destinataires et prestataires

Le titulaire du compte et les personnes autorisées de l’équipe accèdent au dossier selon leurs droits. L’équipe peut consulter votre e-mail pour traiter vos demandes et assurer leur suivi, sans le publier sur votre fiche.

Hostinger fournit l’hébergement, la base de données et la messagerie utilisée notamment pour les codes de connexion, les demandes de contact et les candidatures.

Geoapify reçoit les recherches, coordonnées ou adresses postales nécessaires à la recherche d’adresse et au calcul du repère, sans votre e-mail. La Fondation OpenStreetMap fournit le fond de carte, selon les modalités de la rubrique « Localisation et cartes ».

Les informations rendues publiques sont accessibles dans les conditions décrites à la rubrique « Fiches publiques et informations privées ».

Vous pouvez consulter la politique de confidentialité de Hostinger, son accord de traitement des données et la politique de confidentialité de Geoapify.

Traitements et transferts internationaux

Les prestataires peuvent faire intervenir leurs propres fournisseurs techniques et traiter certaines informations dans plusieurs pays.

Hostinger prévoit dans son accord de traitement des mécanismes encadrant les transferts hors de l’Espace économique européen, notamment des clauses contractuelles types lorsque celles-ci s’appliquent.

Geoapify indique héberger ses services dans des centres de données de l’Union européenne et utiliser des prestataires techniques pour leur fonctionnement et leur sécurité. Cet hébergement ne signifie pas, à lui seul, que tous les traitements de ses prestataires restent exclusivement dans l’Union européenne.

Vous pouvez nous contacter pour obtenir les précisions disponibles sur les lieux de traitement et les garanties applicables aux services utilisés par mbasepo.com.

11. Connexion, cookies et préférences

Des cookies sécurisés, inaccessibles au code de la page, permettent de mémoriser jusqu’à cinq comptes sur un appareil et de passer de l’un à l’autre.

Un compte client reste connecté jusqu’à trente jours. Ce délai n’est pas prolongé lorsque vous changez de compte. Vous pouvez déconnecter chaque compte séparément, sans supprimer son dossier.

Effacer les cookies et les données du site supprime les connexions mémorisées. Effacer uniquement l’historique de navigation ne suffit pas toujours. L’accès depuis l’icône de l’écran d’accueil utilise les mêmes règles de connexion.

Votre préférence d’apparence — Clair, Sombre ou Système — est mémorisée sur votre appareil. Le mode Système suit automatiquement son apparence.

Un repère des mises à jour déjà consultées est également conservé sur l’appareil pour faciliter votre suivi, sans y copier votre adresse, votre e-mail ni le contenu de vos demandes.

Le message d’information sur les cookies peut être fermé avec le bouton « Compris ». Sa fermeture est mémorisée pendant six mois. Le bouton « Consulter les cookies » mène directement à cette rubrique.

Aucun traceur publicitaire n’est ajouté par mbasepo.com.

12. Conservation et suppression

Codes de connexion et données techniques

Un seul envoi de code est possible par adresse e-mail toutes les dix minutes, y compris en cas de clics répétés. Un délai est également appliqué si l’envoi échoue.

Le code e-mail expire après dix minutes. Les enregistrements d’authentification et les compteurs techniques arrivés à expiration sont purgés par l’application toutes les heures.

Dossier et suivi des services

Votre dossier, vos demandes, les corrections d’adresse et l’historique des passages sont conservés pendant l’utilisation de votre identifiant et le suivi des services associés.

Vous pouvez demander la clôture de votre dossier et l’effacement des informations qui ne sont plus nécessaires. Si certaines données doivent être conservées pour une obligation légale ou un litige, elles sont limitées à cette finalité et à la durée nécessaire.

La déconnexion d’un compte ne clôture pas son dossier.

Courrier numérique et PDF

Une copie placée dans la corbeille reste restaurable pendant trente jours. À l’issue de ce délai, elle devient inaccessible et est purgée automatiquement sous une heure.

Les PDF sont effacés lorsque toutes les copies du message ont été supprimées. Les messages conservés accompagnent le suivi du service ; les demandes d’effacement s’appliquent également aux messages, aux informations de lecture, aux réactions et aux pièces jointes, dans le respect des droits des autres personnes.

Demandes de contact

Les demandes de premier contact et les échanges associés sont conservés pendant leur traitement et le suivi nécessaire de la visite ou de la collaboration envisagée. Lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, ils sont supprimés, sous réserve des obligations légales ou de la conservation limitée d’éléments nécessaires à un litige.

Si la demande aboutit à une prestation ou à une collaboration, les documents nécessaires suivent les règles de conservation correspondantes.

Candidatures

Pour les candidatures non retenues, les informations et le CV sont conservés pendant six mois après le dernier échange, puis supprimés.

Si une candidature aboutit à une collaboration, les informations nécessaires à celle-ci relèvent du dossier correspondant.

Sauvegardes

Les copies de sauvegarde suivent leur cycle de remplacement chez l’hébergeur. Les effacements intervenus depuis une sauvegarde doivent également être pris en compte en cas de restauration, afin de ne pas remettre en service des données supprimées.

13. Vos droits et réclamations

Selon les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, leur portabilité ou la limitation de leur utilisation. Vous pouvez également vous opposer aux traitements fondés sur l’intérêt légitime, selon votre situation.

Lorsqu’un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer sans remettre en cause les traitements licites déjà effectués.

Adressez votre demande à service@mbasepo.com, de préférence depuis l’adresse utilisée pour votre compte, votre demande de contact ou votre candidature. Une vérification adaptée protège vos informations ; aucun justificatif d’identité n’est demandé systématiquement.

Nous répondons dans un délai d’un mois. Si la complexité ou le nombre de demandes justifie une prolongation, nous vous en informons pendant ce premier mois, avec les motifs et le délai supplémentaire, dans les limites prévues par le RGPD.

Vous pouvez déposer une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données en Belgique ou d’une autre autorité compétente, notamment celle de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu de la violation présumée. Le répertoire européen des autorités permet de retrouver leurs coordonnées.

mbasepo.com ne prend pas de décision produisant un effet juridique ou vous affectant de manière similaire et significative sur la seule base d’un traitement automatisé.